Özlük Dosyası Kontrol Listesi - Sakarya Avukat Turan & Karakoç Avukatlık Ofisi

İletişim: +905309118133

tkavukatlik.com – 2026 Güncel Personel Özlük Dosyası Gerekli Belgeler Listesi
Onay	Gereken Belge	Neden Önemli?	Uygulama Notu
1. İşe Alım ve Temel Kimlik Belgeleri
	İş Başvuru Formu, Özgeçmiş (CV) ve Mülakat Notları	Adayın şirkete verdiği bilgilerin kanıtıdır. Yalan beyan varsa haklı fesih (tazminatsız çıkış) yapmanızı sağlar.	Görüşme değerlendirme onay formu ile birlikte dosyalanmalıdır.
	Nüfus Cüzdanı Fotokopisi ve Vesikalık Fotoğraf (2 Adet)	Çalışanın resmi kimliğini doğrulamak içindir.	Fotoğraflar güncel olmalı, idari dosyalarda kullanılmak üzere saklanmalıdır.
	İkametgah (Yerleşim Yeri) Belgesi	Çalışana resmi bir ihtarname çekeceğiniz zaman adresi bulabilmeniz için şarttır.	Adres değiştiğinde mutlaka güncellenmelidir. Gerektiğinde adlarına tanımlı faturalar istenebilir.
	Adli Sicil (Sabıka) Kaydı	Güvenlik riski oluşturacak kişileri hassas görevlere getirmemek için istenir.	Mutlaka e-Devlet üzerinden barkodlu alınmalı ve güncel olmalıdır.
	Askerlik Durum Belgesi	Erkek çalışanların aniden askere gidip işi aksatmasını önceden planlayabilmeniz içindir.	Terhis veya tecil durumu belgelenmelidir.
	Diploma ve Mesleki Yeterlilik (MYK) Sertifikaları	“Bu kişinin bu işi yapmaya yetkinliği var mı?” sorusunun resmi cevabıdır. Kazalarda işvereni korur.	Mesleki yeterlilik ispatı için zorunludur.
	Kan Grubu Belgesi ve Aile Durum Bildirimi (AGİ)	Kan grubu acil iş kazalarında hayat kurtarır. Aile bildirimi ise yan hak hesaplamaları için lazımdır.	Evlilik/çocuk durumunda aile bildirim formu güncellenmelidir.
	Banka Hesap Bilgileri (IBAN) ve Hesap Cüzdanı Fotokopisi	Maaş ve tazminat ödemelerinin hukuken doğru kişiye yattığını banka kayıtlarıyla eşleştirmek için şarttır.	Ödemeler için IBAN bilgisi ve banka hesap cüzdanı fotokopisi dosyada olmalıdır.
	SGK İşe Giriş Bildirgesi	Devlete “Ben bu kişiyi kaçak çalıştırmıyorum” demenin belgesidir. Kurum cezalarını önler.	Mutlaka SGK sisteminden onaylanmış barkodlu çıktısı konmalıdır.
	Kümülatif Gelir Vergisi Matrahı Yazısı	Aynı yıl içinde iş değiştiren personelin vergisini eksik ödememek içindir.	Bu belge yoksa Maliye, eksik vergi cezasını direkt şirketten tahsil eder.
	Eski İşyerinden Alınan Çalışma Belgesi	Personelin mesleki tecrübesini ve geçmişini belgeler.	Kıdem ve tecrübe gerektiren pozisyonlar için destekleyicidir.
2. Sözleşmeler, Görevlendirme ve Kurumsal Uyum
	Bireysel İş / Hizmet Sözleşmesi	Maaş, çalışma süresi ve görev konusunda işçinin sonradan farklı şeyler iddia etmesini engeller.	Mutlaka ıslak imzalı aslı dosyada olmalıdır. Fotokopi veya dijital onay mahkemede yetmez.
	Çalışma Koşulları Belgesi (İş Kanunu md. 8/3)	Yazılı sözleşme yapılamayan (istisnai) durumlarda ücret ve çalışma sürelerini devlete kanıtlar.	İş K. md. 8/3 uyarınca ücret, çalışma süresi ve eklerini gösteren yazılı belge zorunludur.
	Görev Tanımı ve Organizasyon Şeması	“Bu iş benim görevim değil” bahanesini çürütür, iş yapmayan personele yasal tutanak tutmanızı sağlar.	Yetki ve sorumlulukların belirlenmesi için gereklidir.
	Terfi ve Pozisyon Değişikliği Mektupları	Yıllar içindeki kariyer ve maaş değişimlerini kanıtlar.	Çalışan onaylı suretleri özlük dosyasına eklenmelidir.
	Bilişim, İnternet ve Disiplin Yönetmelikleri	Şirket bilgisayarından uygunsuz siteye girme veya kurallara uymama durumunda dayanak oluşturur.	Kurumsal e-posta ve bilgisayar kullanım sınırlarını belirleyen tebliğ belgesidir.
	Gizlilik (NDA), Sır Saklama ve Çıkar Çatışması Beyanı	Şirketin müşteri listesini, fiyatlarını alıp rakip firmaya geçmesini önlemek ve kurumsal etik uyum içindir.	Bilgi güvenliği ve gizlilik anlaşması ile çıkar çatışması beyan formu dosyalanmalıdır.
3. Ücret, Mesai, İzin ve Yan Haklar
	Aylık Ücret Hesap Pusulaları (Bordrolar)	“Eksik maaş/prim aldım” iddialarını mahkemede çürüten en güçlü kanıttır.	Banka dekontu yetmez, işçi ıslak imzalı olmalı veya banka kanıtlı olmalıdır.
	Fazla Mesai Onay Formu	İşçinin “Bana zorla mesai yaptırdılar” diyerek işten çıkmasını engeller.	Her yıl başında alınan muvafakatname olmalıdır.
	Puantaj Kayıtları ve Vardiya Çizelgeleri	Çalışanın hangi gün, hangi saatte çalıştığını kanıtlar. “Hep mesaiye kaldım” yalanını engeller.	Günlük giriş-çıkış saatlerini gösteren imzalı kayıtlardır.
	Yıllık İzin Formları ve İzin Kayıt Belgesi (Kartoteksi)	İşten çıkarken “Hiç izin kullanmadım, paramı verin” demesini engeller ve yıllık toplam izni belgeler.	Yıllık ücretli, mazeret ve ücretsiz izin formları ile tüm bu izinlerin işlendiği defter dosyalanmalıdır.
	Yan Hak Kayıtları (Araç, Yakıt, Hayat Sigortası Tahsis)	Mahkemede tazminat hesaplanırken çalışana sadece maaş değil, ne tür ekstra yardımlar yapıldığını ispatlar.	Araç tahsis sözleşmesi ve yakıt masrafı gibi yan menfaat belgeleri dosyada tutulmalıdır.
4. İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) ve Demirbaş Zimmeti
	İşe Giriş Sağlık Raporu ve Portör Muayenesi	İş kazasında “Bu kişi işe girerken sağlıklıydı” ispatıdır. Gıda sektöründe portör zorunludur.	⚠️ DİKKAT: Sağlık verileri özlük dosyasından bağımsız tutulmalı. Ana dosyaya sadece “Çalışabilir” raporu konur.
	İSG Yönetmeliği Tebellüğ Belgesi	Çalışanın işyerindeki iş güvenliği kurallarından haberdar olduğunun resmi kanıtıdır.	İşyerindeki İSG kurallarının bildirimine dair belgedir.
	İSG Eğitimi Katılım Belgeleri ve Risk Analizi Tebliği	Kazalarda “Bana işin tehlikesini öğretmediler” bahanesini ortadan kaldırır. Hapis cezasından korur.	Temel İSG eğitim sertifikaları ve risk değerlendirme paylaşımları dosyada olmalıdır.
	Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) Zimmet Formu	Kazada baret takmadıysa, “İşveren baret vermedi ki” demesini engeller.	Ekipman teslim tutanağı olarak düzenlenmelidir.
	Demirbaş (PC, Telefon, Anahtar) Zimmet Formları	Kişi işten ayrıldığında eşyayı iade etmezse bedelini yasal olarak talep etmenizi sağlar.	Zimmet formları eksiksiz imzalatılmalıdır. Seri numarası belirtilmelidir.
	İş Kazası Bildirim Tutanakları	Geçmişte yaşanan kazaların yasal sürede SGK’ya bildirildiğinin ispatıdır.	Gerçekleşti ise ilgili tutanaklar eklenmelidir.
	İSG Kurul Defterleri ve Tespit Defteri Suretleri	İşverenin iş güvenliği konusunda basiretli davrandığını ve kurulları topladığını ispatlar.	Özellikle lojistik veya tehlikeli işkollarında bu defterlerin kaydı önemlidir.
5. Sektörel ve Özel İstihdam Belgeleri
	Yabancı Çalışanlar: Pasaport, İkametgâh ve Çalışma İzni	Kaçak göçmen çalıştırma suçlamasından (ağır hapis ve cezalardan) korur.	Çalışma izni bitiş tarihleri düzenli alarm kurularak takip edilmelidir.
	Engelli / Eski Hükümlü Sağlık Kurulu ve İŞKUR Kaydı	Devletin koyduğu zorunlu kotalara uyduğunuzu kanıtlar ve SGK indirimlerinden faydalandırır.	Tam teşekküllü devlet hastanesi raporu olmalıdır.
	18 Yaş Altı Personel: Veli / Vasi Muvafakatnamesi	Küçük yaşta çocuk çalıştırma suçlamasından aileyi yasal olarak sürece katarak korur.	Sözleşmede ailenin resmi imzası olmak zorundadır.
	Geçici İş İlişkisi (Firma Arası Devir) Muvafakatnamesi	Çalışanı grubun diğer şirketine kaydırırken “Beni haksız yere sürdüler” diyerek dava açmasını önler.	Devir sırasında özel olarak yazılı rıza alınmalıdır.
	Şoförler/Lojistik İçin: Takograf, K1 Belgeleri ve Araç Tescili	Lojistik firmalarında yasal çalışma saatlerine ve taşıma yetkisine uyulduğunu kanıtlar.	Mahkemelere göre bu evrakların saklanması tacirin basiretli davranma yükümlülüğüdür.
	İstihdam Teşvik Belgeleri (6111, 7103 vb.)	Devletten alınan SGK prim teşviklerinin yasal şartlarını sağladığınızı kanıtlar.	Teşvik denetiminde ceza yememek için İŞKUR kayıtları ve mezuniyet belgeleri tutulmalıdır.
	BES (Bireysel Emeklilik) Ayrılma/Cayma Dilekçesi	Otomatik katılan çalışanın maaşından kesinti yapmayı durdurduğunuzun belgesidir.	Yazılı dilekçe alınmadan sistemden çıkış yapılmamalıdır.
6. KVKK (Veri Güvenliği) ve Mahremiyet Kayıtları
	Çalışan Aydınlatma Metni	Kurum cezalarına karşı kalkanınızdır. Veri işleme amaç ve hukuki sebeplerini içeren belgedir.	İşe ilk girildiğinde mutlaka imzalatılmalıdır.
	Açık Rıza Metinleri	Özel nitelikli veriler ve zorunluluk dışındaki veri işleme faaliyetlerini yasal kılar.	Aydınlatma metni ile aynı formda, tek imza ile olamaz. Ayrı bir rıza alınmalıdır.
	Veri Saklama ve İmha Politikası	KVKK kapsamında, verilerin yasal saklama süresi bittikten sonra nasıl imha edileceğini gösterir.	Dosyaya mutlaka dâhil edilmeli ve şirketin resmi veri güvenliği duruşunu kanıtlamalıdır.
	Biyometrik Veri (Parmak İzi/Yüz Tanıma) Onayı	Biyometrik verilerin mesai takibi için kullanılması açık rıza gerektirir.	Rıza vermeyen çalışana “Kartlı geçiş” gibi alternatif bir sistem sunmak zorunludur.
	Gizlilik Sözleşmesi	İş yeri gizliliği ile ilgili sözleşmelerdir.	İş yeri bilgilerinin gizliliğini güvence altına almak için gereklidir.
	Rekabet Yasağı	İşçinin işten ayrılarak rekabet etmesini kısıtlar.	Çalışan kuruma rakip olmaması adına yapılması gereken sözleşmedir.
	Kamera Kayıt Aydınlatma ve Onay Metni	Güvenlik kameraları hakkında bilgilendirme ve onay metnidir.	⚠️ YARGITAY UYARISI: İşyerinde genel ortamlarda SES KAYDI ALMAK KESİNLİKLE YASAKTIR ve suçtur.
	Veri Güvenliği Eğitim Belgeleri	Personelin kişisel verilere nasıl davranması gerektiğini öğrettiğinizi ispatlar.	Çalışana verilen KVKK farkındalık eğitimleri tutanakla saklanmalıdır.
7. Disiplin Süreçleri ve İşten Çıkış (Fesih) Evrakları
	Disiplin Tutanakları ve Savunma İstem Yazıları	Sorunlu çalışanı mahkemelik olmadan işten çıkarabilmenin ilk şartıdır.	Savunma için makul süre verilmeli, işçinin kendi el yazısıyla savunması alınmalıdır.
	İhtar ve Uyarı Yazıları	Disiplin cezası kayıtlarıdır. Feshin son çare olduğunu kanıtlar.	Belgeler tebliğ edilmeli, işçi imzalamazsa 2 şahitle imtina tutanağı tutulmalıdır.
	Devamsızlık Tutanakları ve İstirahat Raporları	İşe gelmeyen personelin sözleşmesini tazminatsız feshetmek için gün gün tutulmuş kayıtlardır.	Noterden çekilmiş ihtarnameler de bu kapsamda değerlendirilir.
	Performans Değerlendirme ve Yıllık Hedef Dokümanları	Performans düşüklüğü sebebiyle yapılacak yasal çıkışlarda kararın keyfi olmadığını kanıtlar.	Hedefler personelle önceden paylaşılmış olmalıdır.
	İstifa Dilekçesi veya Fesih Bildirimi	İş akdinin sona erme şeklini kanıtlar.	İstifa çalışanın kendi el yazısıyla yazılmalıdır. İşveren fesihleri noter tebligatı/ihbarname ile belgelenmelidir.
	Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları	Tazminat hesaplamaları ve ödeme kayıtlarıdır.	Banka ödeme dekontlarıyla eşleşmelidir.
	Arabuluculuk Tutanağı	Çıkan personelin aylar/yıllar sonra dava açmasını engeller. Arabuluculuk tutanağı varsa ibraname yerine geçer.	Fesih tarihinden en az 1 ay sonra düzenlenmiş olmalıdır. Erken imzalatılırsa geçersiz sayılır.
	İbraname (Tüm haklarımı aldım belgesi)	İşverenin borçsuz kılındığını resmileştirir.	Fesih tarihinden en az 1 ay sonra düzenlenmiş olmalıdır.
	SGK İşten Ayrılış Bildirgesi	Çıkış kodunu ve devlete bildirimi kanıtlar.	Kıdem/İhbar tazminatı hakkına uygun çıkış kodu seçilmelidir.
	Çalışma Belgesi (Servis Belgesi)	İşin türünü ve süresini gösteren kanuni zorunluluk niteliğindeki belgedir.	İdari ceza yememek için mutlaka hazırlanmalı ve teslim edilmelidir.

Yukarı kaydır

Personel Özlük Dosyası Kontrol Listesi